Wilt u een incassobureau inschakelen om een openstaande factuur te incasseren? Niets is zo vervelend als openstaande rekeningen. Een betalingstermijn biedt geen garantie dat uw klanten de factuur tijdig betalen. De stap naar een incassobureau is voor veel ondernemers nog altijd groot. Wat kunt u doen om het aantal wanbetalers te beperken? Welke stappen neemt u, voordat u overgaat tot een incassobureau inschakelen?

Waarom en wanneer een incassobureau inschakelen?

Het gebeurt regelmatig dat consumenten of bedrijven producten aanschaffen of van diensten gebruik maken, zonder dat daarvoor betaald wordt. Vaak is het te laat betalen laksheid of gemakzucht. Een ontvangen factuur ontsnapt aan de aandacht en wordt na het versturen van een herinnering alsnog voldaan. Wanneer u een incassobureau inschakelt, hangt het af van het type klant. Zo gelden er voor consumenten andere wettelijke regels dan wanneer u een vordering heeft op een zakelijke klant. Een consument die te laat is met betalen moet eerst door u worden aangemaand en herinnerd worden aan de openstaande factuur. Dit in tegenstelling tot een zakelijke klant, hiervoor kunt u bij openstaande rekeningen direct een incassobureau inschakelen. Eenheid in de manier waarop u als ondernemer aan debiteurenbeheer doet, schept helderheid en geeft overzichtelijk weer hoe u te werk gaat. Een van de belangrijkste zaken bij het aangaan van een leveranciersovereenkomst is het afspreken en vermelden van een betaaltermijn. Neem deze termijn ook op in de leveringsvoorwaarden die uw onderneming hanteert. Gebruikelijk is het om een betaaltermijn van 14 of 30 dagen te hanteren. Met wederzijds goedvinden, kan van de vastgestelde betaaltermijn afgeweken worden. Leg ook deze afwijkende afspraken vast op papier. Als onderdeel van debiteurenbeheer wordt door de meeste ondernemers twee tot vijf dagen na het verstrijken van de betalingstermijn een eerste herinnering of aanmaning gestuurd. Eventueel kunt u ook telefonisch contact opnemen met de klant die in gebreke is gebleven.

Betrouwbaar incassobureau inschakelen

Wanneer u een zakelijke klant heeft die te laat is met betalen, kunt u in principe direct een incassobureau inschakelen. In de praktijk is het verstandiger om eerst een of meerdere aanmaningen en betalingsherinneringen te sturen. Blijft de betaling alsnog uit? Dan kunt u de vordering uithanden geven aan een incassobureau. Om dit kenbaar te maken kunt u een ingebrekestellingsbrief versturen. Dit is een laatste schrijven van uw kant, waarin u uw debiteur erop wijst dat er sprake is van een onbetaalde factuur, en dat u met het schrijven een laatste termijn geeft om de rekening alsnog te voldoen. In de brief vermeld u uw voornemen om de vordering bij non-betaling uithanden te geven aan incassobureau. Bijkomende kosten zijn eveneens voor rekening van de klant. Heeft u een vordering op een consument? In de aanmaning dient u expliciet een termijn van 14 dagen na ontvangst van de aanmaning te vermelden. Dit is belangrijk wanneer het niet lukt om de factuur op minnelijke wijze betaald te krijgen en u de vordering aan een incassobureau overdraagt.

Debiteurenbeheer, onderdeel van uw administratie

Debiteurenbeer is van belang voor een gezonde bedrijfsvoering. Niet iedere klant is vlot van betalen, maar met een stappenplan volgt u de vordering nauwgezet op. Doorgaans bestaat het traject na het leveren van de goederen en het versturen van de factuur uit een aantal stappen:

  • Herinnering.
  • Aanmaning.
  • Ingebrekestelling.

Neemt u naast de schriftelijke communicatie ook telefonisch of via e-mail contact op met een debiteur? Bewaar deze correspondentie, zodat u bij het uithanden geven van een vordering een compleet dossier aan het incassobureau kunt overdragen. In de praktijk blijkt dat niet elke onderneming genoeg werk en/of tijd heeft om een fulltime medewerker op debiteurenbeheer te zetten. Toch heeft het op orde hebben en nauwgezet opvolgen van debiteurenbeheer meerwaarde voor uw bedrijfsvoering. Wist u dat het mogelijk is om uw debiteurenbeheer gedeeltelijk of volledig uit te besteden?
Ervaren debiteurenbeheerders volgen de betaling van een openstaande vordering namens u op. U hoeft zich niet druk te maken over de moeite die u moet doen om openstaande facturen betaald te krijgen. Dit doet de ingehuurde debiteurenbeheerder namens u.

Snel een incassobureau inschakelen

Wilt u graag een incassobureau inschakelen? Wilt u weten hoe u snel kunt handelen als zakelijke relaties niet betalen? Incasso Federatie Nederland is een breed, gespecialiseerd incassobureau. U kunt bij ons terecht voor juridische, advocatuur en gerechtsdeurwaarders diensten. Onze incassostrategie is gericht op een persoonlijke, maar klantvriendelijke manier van communiceren en incasseren. Ruim 80% van alle aangeleverde vorderingen, wordt binnen het minnelijke traject betaald. Blijft ondanks aanmanen en sommeren de betaling uit? Onze ervaren incassomedewerkers starten, in overleg met u, het gerechtelijke incassotraject op waarna een gerechtsdeurwaarder een dagvaarding bij uw klant betekent.